Microsoft Bookings ist ein praktisches Tool, um Kundentermine einfach und effizient online zu verwalten. Sobald es darum geht, das Nutzerverhalten auf der Buchungsseite zu analysieren oder Conversions im Detail auszuwerten, wird es mit Board-Mitteln allerdings sehr schwierig. Standardmäßig bietet Microsoft Bookings keine Möglichkeit oder einen einfachen Workaround für ein Tracking der Conversion-Daten mit Google Analytics bzw. dem Google Tag Manager an. iframe und eine Danke-Seite sind ebenfalls eine Sackgasse.
Conversion Tracking mit Microsoft Bookings
In diesem Artikel erfährst du, wie du Schritt für Schritt deine Buchungsanfragen zuverlässig mit Google Analytics erfassen kannst – und zwar mithilfe des Google Tag Managers. So erhältst du endlich volle Transparenz darüber, woher deine Termine kommen, welche Kanäle am besten performen und wie du deine Marketingmaßnahmen gezielt optimieren kannst.
Standardmäßig bietet Microsoft Bookings nur die Option an, über einen externen Link auf die Buchungsseite weiterzuleiten oder diese via iframe einzubinden. Beide Varianten sind jedoch extern gehostet und es gibt keine Möglichkeit, direkt einen Tag-Manager einzubinden.
Beispiellink für eine Microsoft Bookings-Page:
https://outlook.office365.com/owa/calendar/Kennenlernen@klickimpuls.at/bookings/
Der Zaubertrick: “?RefId” Parameter
Microsoft stellt mit dem Parameter “RefId” eine Funktion zur Verfügung, die allerdings auf den 1. Blick recht statisch wirkt. Zitat Microsoft:
Verwenden Sie verschiedene Kampagnen-IDs, um die von Ihnen ausgeführten Marketingkampagnen nachzuverfolgen.
Statisch würde der Parameter dann in etwa so aussehen:
https://outlook.office365.com/owa/calendar/Kennenlernen@klickimpuls.at/bookings/?RefId=googleAdsFür uns ist das allerdings nicht genug, denn wir wollen viel mehr über den Kanal des Users wissen. Den Inhalt des Parameters können wir mit dem Google Tag Manager dynamisch gestalten, sodass wir die Google Analytics 4 Client-ID und / oder die Google Ads Google Klick-ID (gclid) mit übergeben können.
Ziel: Tracking-Verknüpfung über einen einzigen URL-Parameter
Unser Ansatz besteht darin, beim Klick auf einen Microsoft-Bookings-Link einen zusätzlichen Parameter RefId an die URL anzuhängen. Dieser enthält zwei entscheidende IDs für das Conversion Tracking:
- GA4 Client-ID: für GA4-Tracking über das Measurement Protocol
- Google Ads Click Identifier (GCLID): für Google Ads Tracking über Offline Conversion Imports (OCI)
Zusammensetzung der RefId
Da Microsoft Bookings nur einen einzigen Parameter erlaubt, werden beide Werte zu einem kombinierten String zusammengefügt. Die Struktur sieht so aus:
?RefId=<client_id><gclid> (ohne Leerzeichen dazwischen)
Dabei:
- <client_id> stammt aus dem _ga-Cookie (z. B. 12345678.987654321).
- <gclid> stammt aus dem _gcl_aw-Cookie (z. B. Cj0KC…).
Extraktion der Client-ID aus dem _ga-Cookie
Das _ga-Cookie wird vom Google Tag für GA4 gesetzt, unter der Voraussetzung, dass der Consent für Analyse-Cookies erteilt wurde. Ein typischer Wert dieses Cookies sieht so aus:
GA1.1.123456789.987654321
Der Cookie ist durch Punkte (.) getrennt und besteht aus vier Teilen. Die Client-ID, die für das GA4 Measurement Protocol oder andere Trackingzwecke genutzt wird, besteht aus den letzten beiden Teilen, hier also:
123456789.987654321
Da die ersten beiden Teile immer dieselbe Länge haben, kann man auch bloß den String ab dem 7. Zeichen verwenden.
Extraktion der GCLID aus dem _gcl_aw-Cookie
Der Cookie _gcl_aw wird vom Google Tag gesetzt, sobald ein Nutzer über eine Google Ads-Anzeige auf die Website gelangt – vorausgesetzt, der Consent für Marketing wurde zuvor erteilt. Der Wert des Cookies sieht etwa so aus:
GCL.123456.abcdefg123456789
Dieser String ist durch Punkte (.) getrennt, wobei nur der letzte Abschnitt nach dem letzten Punkt die eigentliche GCLID beinhaltet, die für das Conversion-Tracking benötigt wird.
Beispiel für eine resultierende URL:
https://outlook.office365.com/bookings/…/?RefId=123456789987654321GCL123456abcdefg123456789
Umgang mit fehlendem Consent oder fehlenden Cookies
Falls kein gültiger Consent vorliegt oder wenn die entsprechenden Cookies technisch nicht verfügbar sind, wird der RefId-Parameter trotzdem generiert – allerdings mit Platzhaltern:
?RefId=no_consentno_gclid
Alternativ – wenn beispielsweise nur einer der beiden Cookies fehlt:
?RefId=12345678987654321no_gclid (= Consent vorhanden aber kein Google Ads Klick)
Diese Platzhalter helfen dabei, im weiteren Verlauf (z. B. bei der Analyse oder im Backend) nachvollziehen zu können, ob ein Tracking technisch möglich war oder nicht – und warum ggf. keine vollständige Attribution erfolgt ist.
Wichtig: Damit die Cookies _ga und _gcl_aw überhaupt gesetzt werden können, muss der Google Tag (ehemals gtag.js) auf der Seite eingebunden sein. Nur dieser ist in der Lage, unter Berücksichtigung des Consent-Status die entsprechenden Cookies zu setzen.
Das bedeutet konkret:
- Wenn kein Google Tag eingebunden ist, existieren die Cookies nicht – auch dann nicht, wenn der Nutzer zuvor Consent gegeben hat.
- Wenn der Google Tag eingebunden ist, aber der Consent fehlt, werden die Cookies nicht gesetzt – was absolut korrekt und datenschutzkonform ist.
- Nur wenn beides erfüllt ist – Google Tag ist aktiv und Consent wurde gegeben – stehen die Werte für Client-ID und GCLID zur Verfügung.
Deshalb ist es essentiell, den Google Tag korrekt zu implementieren (z. B. über den Google Tag Manager).
Microsoft-Bookings-Links mit dem Google Tag Manager erweitern
Um die ?RefId dynamisch an alle Microsoft-Bookings-Links auf der Website anzuhängen, nutzen wir im Google Tag Manager einen Custom HTML-Tag, der beim Seitenaufruf alle relevanten Links automatisch erkennt und anpasst. Das Script sucht gezielt nach Links, die auf outlook.office365.com/bookings verweisen, liest die zuvor festgelegten benutzerdefinierten Variablen für Client-ID und GCLID aus, kombiniert sie zu einem Trackingwert und hängt diesen als RefId-Parameter an die URL an.
Diese Anpassung erfolgt clientseitig direkt im DOM und funktioniert zuverlässig, ohne dass die ursprünglichen Links auf der Website manuell verändert werden müssen. Das Custom HTML-Tag kann auf allen Seiten ausgelöst werden, auf denen Buchungslinks enthalten sein könnten, sowie idealerweise bei einem Klick auf den Cookie-Banner, da sich hier der Consent nach dem Seitenaufruf ändert und die entsprechenden Cookies verspätet gesetzt werden.
Übersicht: Benötigte GTM-Tags & Trigger
First Party Cookie – Variablen
- {{FPC – _ga}}: Cookie-Name: “_ga”
- {{FPC – _gcl_aw}}: Cookie-Name: “_gcl_aw”
Benutzerdefinierte JavaScript-Variablen
{{Custom JS – Client ID}} – Code:
function() {
var gaCookie = {{FPC - _ga}};
if(gaCookie) {
return gaCookie.substring(6);
}
return "no_consent";
}
{{Custom JS – GCLID}} – Code:
function() {
var gclidCookie = {{FPC - _gcl_aw}};
if(gclidCookie) {
return gclidCookie.split(“.”)[2];
}
return "no_gclid";
}
Custom-HTML-Tag, um die RefId an die Buchungslinks anzuhängen:
<script>
var trackingParameter = {{Custom JS - Client ID}}.replace(".","") + {{Custom JS - GCLID}};
var bookingLinks = document.querySelectorAll('a[href*="outlook.office365.com/"]');
for(var x in bookingLinks) {
var link = bookingLinks[x];
var url = new URL(link.href);
// Nur anhängen, wenn RefId nicht schon vorhanden ist
if (!url.searchParams.has('RefId')) {
url.searchParams.set('RefId', trackingParameter);
link.href = url.toString();
}
}
</script>Tracking-Daten aus Microsoft Bookings exportieren
Im Microsoft Bookings Kalender können die gebuchten Termine nun als TSV Datei (Excel) exporiert und geöffnet werden. In der letzten Spalte (Tracking Data) stehen die entsprechenden Tracking-Informationen, die wir zuvor mit dem Google Tag Manager an die RefId angehängt haben.
Du benötigst unsere Unterstützung?
Möchtest du erfahren, wie du die Daten automatisiert via Offline-Conversion-Import auch wieder zurück in Google Analytics / Google Ads bekommst und damit ein vollständiges Conversion-Tracking mit Microsoft Bookings aufsetzt? Kein Problem – die Experten von KlickImpuls stehen dir zur Seite! Wir begleiten dich Schritt für Schritt beim erfolgreichen Tracking mit Microsoft Bookings. 💙
